Personvernerklæring

Hvilke personopplysninger behandler Wican?

Personopplysninger som Wican behandler om deg kan være:

Grunnleggende kontaktinformasjon som navn, adresse, telefonnummer, e-post og demografisk informasjon
Informasjon om brukere og webtrafikk som lokasjon og IP adresse
Finansiell informasjon som fakturainformasjon
Innhold du har lastet opp eller delt med Wican som for eksempel bilder, kommentarer, artikler og videoklipp
Statistikk som viser hvordan brukerne anvender vår programvare og konsumerer innhold vi tilbyr
Informasjon delt i forbindelse med jobbsøknader

Hvordan samler vi inn dine personopplysninger?

Generelt samler Wican inn personopplysninger direkte fra deg eller andre personer som er tilknyttet vår Kunde. Dersom Kunden du jobber for kjøper produkter og tjenester fra Wican via et partnerselskap av Wican, kan vi samle inn opplysninger om deg fra partnerselskapet.

Vi benytter også informasjonskapsler (cookies) og andre sporingsteknologier når du besøker Wican sine nettsider, bruker våre applikasjoner/tjenester og er i dialog med oss via e-post, for å optimere din opplevelse av Wican, våre produkter og våre nettsider. Se gjerne vår cookie-erklæring for ytterligere informasjon om dette.

I noen tilfeller kan vi også samle inn informasjon om deg fra andre kilder. Disse kildene kan være tredjeparter, våre markedsføringspartnere, offentlige kilder eller sosiale medier.

Hvorfor behandler vi personopplysninger?

Denne personvernerklæringen gjelder når Wican-konsernet og våre datterselskaper behandler dine personopplysninger for ulike formål i forbindelse med at du er i dialog med oss. Dette kan eksempelvis være ved:

Kjøp og levering

Håndtere kundebestillinger, avtaler og betalinger
Tilby tjenester direkte til deg, som e-læring, webinar og rapporter
Gi tilbud om produkter og tjenester til Kunder
Opprette og fasilitere kontoer for brukere av våre tjenester

Support og forbedringer

Forbedre og utvikle kvalitet, funksjonalitet og brukeropplevelse for våre produkter, tjenester og Wican nettsider
Tilby kundesupport for våre produkter og tjenester
Drive nettforum for opplæring og for å muliggjøre interaksjon mellom brukere og Wican

Sikkerhet

Oppdage, redusere og forhindre sikkerhetstrusler og misbruk, samt utføre vedlikehold og feilsøking

Markedsføring

Håndtere preferanser og sende ut markedsmateriell
Opprette interesseprofiler for å markedsføre relevante produkter og tjenester (profiling)

Rekruttering

For å administrere rekrutteringsprosesser og behandle jobbsøknader
Vurdere innsendt dokumentasjon, gjennomføre intervjuer og ringe referanser

Informasjon om hvordan personopplysninger behandles i en av våre mange tjenester er beskrevet i den respektive Databehandleravtalen for tjenesten. Wican er i dette tilfellet Databehandler, og behandler kun data på vegne av og etter instrukser gitt av Kunden. For ytterligere informasjon om dette kan du kontakte kundesupport for den spesifikke tjenesten.

Hva er det rettslige grunnlaget for behandling av dine personopplysninger?

Wican behandler personopplysninger på flere rettslige grunnlag.

Avtale med deg

Vi behandler dine personopplysninger på grunnlag av en juridisk bindende avtale med deg. Dette kan eksempelvis være når du søker på en stilling i Wican. Behandling av dine personopplysninger som CV, søknad og referanser er nødvendig for at Wican skal kunne håndtere jobbsøkeres henvendelser før en kontrakt er signert.

Ditt samtykke

Wican kan også behandle dine personopplysninger basert på samtykke. Du vil alltid ha muligheten til å trekke tilbake ditt samtykke.

Legitim interesse

Wican har en legitim interesse når vi behandler dine personopplysninger for formål som, sikkerhet, support og forbedring, samt når du opptrer som en kontaktperson for en eksisterende eller potensiell kunde, herunder i forbindelse med kundesupport. Dine personopplysninger behandles fra et forretningsperspektiv på en måte som vi mener ikke er i konflikt med dine fri- og rettigheter som privatperson. 

 ‍Videre behandler Wican dine personopplysninger basert på legitim interesse dersom du melder deg på et webinar, laster ned rapporter og annet innhold fra våre nettsider, samt når du benytter deg av Wican sine nettforum. Den legitime interessen er å gi deg korrekt innhold, arrangere webinarer, markedsføring og administrere dine henvendelser. Les mer om hvordan Wican behandler dine personopplysninger til markedsføring basert på legitim interesse og dine rettigheter i den forbindelse under denne personvernerklæringens punkt om “Markedsføring”.

Hvordan deler vi dine personopplysninger?

Forbedre og utvikle kvalitet, funksjonalitet og brukeropplevelse for våre produkter, tjenester og Wican nettsider

Tilby kundesupport for våre produkter og tjenester

Drive nettforum for opplæring og for å muliggjøre interaksjon mellom brukere og Wican

Innenfor Wican-konsernet

Siden Wican-konsernet består av mange forskjellige datterselskaper er det viktig for oss at vi gir deg en best mulig kundeservice og totalopplevelse. For å opprettholde en fullstendig oversikt over og innsikt i hvilke Kunder og kontaktpersoner som har forbindelser med de ulike selskapene i Wican, kan koordinering på tvers av selskaper være nødvendig.

Utenfor Wican-konsernet

Wican kan også dele dine personopplysninger med eksterne tredjeparter i følgende sammenhenger:

Wican nettforum

Dersom du legger ut et innlegg, skriver kommentarer eller lignende på Wicans nettforum eller andre fora på Wicans sine nettsider, kan slik informasjon leses og brukes av alle andre som har tilgang til slike fora. Wican er ikke ansvarlig for informasjon du tilgjengeliggjør i slike nettforum, Wican-nettsider eller andre lignende fora. 

Forretningspartnere

Wican kan dele dine personopplysninger med våre partnere så lenge dette anses som legitimt fra et forretningsperspektiv og er i overensstemmelse med gjeldende personvernlovgivning.

Offentlige myndigheter

Politiet og andre myndigheter kan kreve å få utlevert personopplysninger fra Wican. I slike tilfeller vil Wican bare utlevere personopplysninger og data dersom det foreligger en rettskjennelse eller lignende om å gjøre det.

Når benytter vi underleverandører?

Wican bruker underleverandører til å behandle personopplysninger. Disse underleverandørene er vanligvis leverandører av skytjenester eller andre IT-tjenester.

 Ved bruk av underleverandører vil Wican inngå en databehandleravtale (DBA) for å beskytte dine rettigheter til personvern i henhold til gjeldende personvernlovgivning. Dersom underleverandører befinner seg utenfor EU/EØS, vil Wican sørge for at det inngås gyldige overføringsmekanismer med disse på dine vegne ved å benytte ordninger godkjent av EU kommisjonen, herunder EU Model Clauses.

Du er alltid velkommen til å be om en oversikt over og mer detaljert informasjon om Wican sine underleverandører. Hvordan du kan kontakte oss står beskrevet i siste avsnitt i denne erklæringen.

Hvor lenge oppbevarer vi dine personopplysninger?

Wican lagrer kun dine personopplysninger så lenge det er nødvendig for å oppfylle våre kontraktuelle forpliktelser. Når behandling av personopplysninger er basert på andre rettslig grunnlag, som legitim interesse, vil opplysningene lagres så lenge det er nødvendig for å oppfylle formålet med behandlingen.

Derfor kan dine personopplysninger være underlagt forskjellige lagringsrutiner basert på typen data og formålet for innsamlingen. Her er noen eksempler:

Ved rekruttering sletter Wican dine personopplysninger som CV, søknad og andre dokumenter når rekrutteringsprosessen er avsluttet, vanligvis maksimum 6 måneder etter søknadsfristen, med mindre annet er avtalt med deg.

Et annet eksempel er kontaktinformasjon som lagres for markedsføringsformål, inkludert leads eller potensielle kunder. Slike personopplysninger vil slettes senest 24 måneder etter siste registrerte aktivitet.

For ytterligere informasjon om sletting av data er du velkommen til å kontakte oss (se kontaktinformasjon i siste avsnitt i denne erklæringen).

Hva er dine rettigheter?

Du kan utøve følgende rettigheter knyttet til Wican sin behandling av dine personopplysninger:

Innsyn: Du har rett til å be om en kopi av personopplysninger vi behandler om deg.

Korrigering: Du har også rett til å be Wican korrigerer uriktige eller ufullstendige personopplysninger som vi behandler om deg. Dersom du har en konto hos Wican på et Wican-nettsted, kan dette vanligvis gjøres under «din konto» eller «din profil» på det aktuelle Wican-nettstedet eller tjenesten.

Sletting: Du har rett til å be Wican slette dine personopplysninger.

Begrensning: Du har rett til å be oss begrense behandlingen av dine personopplysninger

Dataportabilitet: Du har rett til å be oss overføre din personopplysninger til deg eller til en annen behandlingsansvarlig i et strukturert, alminnelig anvendt og maskinlesbart format.

Protestere: På grunnlag av grunner knyttet til din særlige situasjon, har du rett til å protestere mot vår behandling av dine personopplysninger basert på berettiget interesse eller som behandles for markedsføringsformål. Du har også rett til å protestere mot vår behandling av dine personopplysninger når dette skjer i forbindelse med utførelsen av en oppgave i allmennhetens interesse eller ved utøvelse av en offentlig myndighet vi er pålagt.

‍Vær oppmerksom på at det kan være visse unntak eller begrensninger knyttet til rettighetene nevnt ovenfor som kan være gjeldende, avhengig av de spesifikke omstendighetene. I slike tilfeller vil vi gi deg detaljert informasjon om gjeldende unntak eller begrensninger, samt hjelpe deg å utøve dine rettigheter i størst mulig grad, i samsvar med gjeldende lover og forskrifter.

Vennligst benytt dette skjemaet for å komme i kontakt med oss angående punktene i dette avsnittet.

Du har også rett til å sende inn en klage til Datatilsynet vedrørende vår behandling av personopplysningene dine.

Markedsføring og profilering

Den legitime interessen‍

Når du er i dialog med Wican ved å besøke Wican nettsider, laste ned innhold, deltar på webinarer, samt når du bruker Wican sine tjenester, vil Wican behandle dine personopplysninger basert på legitim interesse. En av Wican sine legitim interesser for behandling av personopplysninger er markedsføring.

Wican bruker dine personopplysninger til å levere relevant innhold til deg gjennom direkte markedsføring på sosiale medier og e-post, nettsider eller i en Wican-tjeneste, basert på dine preferanser. Personopplysninger som behandles er aggregerte detaljer om deg som for eksempel IP-adresse, interesser (hva du har klikket på etc.) brukernavn og enhet. Dette gjøres ved bruk av teknologier som informasjonskapsler (cookies) og kalles profilering. Wican vil også kunne kombinere dette med informasjon om kundeforholdet vi har med din virksomhet. 

Formålet med profileringen er å levere tilpasset markedsføring til deg, forbedre brukeropplevelsen din med våre tjenester/websider og levere produkter som kundene våre er fornøyd med. Wicans tjenester brukes generelt som verktøy for arbeidsrelaterte formål, og din atferd i disse verktøyene sier dermed lite om ditt personlige liv. Det er heller ikke snakk om noe sensitiv informasjon. Dine personopplysninger behandles derfor fra et forretningsperspektiv på en måte som vi mener ikke er i konflikt med dine friheter og rettigheter som privatperson.  

Wican bruker også e-post som verktøy for å kommunisere markedsføring, men kun dersom du har gitt samtykke i henhold til markedsføringsloven dersom det er behov for dette. Hvis du har gitt et samtykke har du alltid mulighet til å trekke dette tilbake og reservere deg fra markedsføringen som beskrevet nedenfor.

Rett til å velge bort markedsføringskommunikasjon 

Du har rett til å melde fra om at du ikke ønsker å motta eller være gjenstand for markedsføring og profilering fra Wican og kan gjøre dette ved å trekke tilbake ditt samtykke her.

Du vil også ha mulighet til å samtykke til/trekke tilbake ditt samtykke for informasjonskapsler (cookies) gjennom vårt cookie-banner.

Vær oppmerksom på at selv om du velger ikke å motta markedsføringskommunikasjon fra Wican, kan du likevel motta administrativ kommunikasjon som for eksempel bestillingsbekreftelser eller varsler som er nødvendige for å administrere kontoen din eller de tjenestene som vi tilbyr kundene våre.

Endringer

Vi oppfordrer deg til å lese gjennom erklæringen jevnlig. Dersom vi gjør betydelige endringer i personvernerklæringen vår som vesentlig endrer vår personvernpraksis, kan vi også varsle deg på annen måte, for eksempel ved å sende ut en e-post eller legge inn et varsel på selskapets nettsider og/eller sosiale medier, før endringene trer i kraft.

Denne personvernerklæringen revideres årlig og alle endringer godkjennes av Wican’s Personverngruppe. Sist oppdatert: 07.11.2024

Hvordan kontakte oss

Wican er et norsk selskap, med juridiske enheter, forretningsprosesser, ledelsesstrukturer og tekniske systemet kun innenfor Norge. Wican leverer programvare og tjenester til private og offentlige virksomheter i Norge. Wicans hovedkontor ligger i Fredrikstad.

Alle strategiske beslutninger om personvern i Wican treffes på konsernnivå av vår Personverngruppes. Behandlingsansvarlig for behandlingen av dine personopplysninger er:

Wican konsernet og dets datterselskaper

Hovedkontor: Gamle Bedding vei 21, 1671 Kråkerøy

Telefonnummer: +47 69 35 56 56

Vi vil gjerne høre din mening. Dersom du har kommentarer til eller spørsmål om personvernerklæringen vår eller andre spørsmål knyttet til personvern, herunder mulige personvernbrudd, ber vi deg kontakte oss via dette skjemaet.

Vi behandler dine henvendelser og klager konfidensielt. En av våre representanter kommer til å kontakte deg for å håndtere eventuelle spørsmål og problemstillinger, og skissere mulighetene for hvordan vi kan løse disse. Vårt mål er å sikre at klager blir løst på en riktig og hensiktsmessig måte.